Adaptive Governance Framework

Introductie

Verandering

  • Veranderingen komen steeds sneller op uw organisatie af en hebben wellicht geen impact op uw ambities maar wel op de manier waarop deze het meest effectief kan worden gerealiseerd.
  • Veranderingen worden in veel gevallen waargenomen in het operationele proces en vragen snel actie.
  • Operationele processen die soms door uitgevoerd partners of leveranciers.
  • Hoe zorgen we ervoor dat de signalen snel tot de benodigde aanpassingen leiden, daarover richt onze dienstverlening zich op.
  • Samenwerken vraag inzicht in samenhang, begrip voor de positie van waaruit verschillende partijen tegen dezelfde werkelijkheid aankijken en inzicht in de impact van veranderingen die nagenoeg continu inwerken op de bedrijfsvoering.
  • Het faciliteren van dat inzicht, of het nu gaat over ambities, strategie, tactiek en operatie, over processen of projecten, de interne afspraken of externe contracten dat is waar wij ons mee bezighouden. Wij – The Spark Idea Factory – en onze partners.

Alles is in beweging en veranderingen lijken elkaar steeds sneller op te volgen. Zekerheden bestaan niet meer of het moet zijn dat verandering de enige constante is.

De wind van verandering blijft waaien en de vraag is hoe we daar mee omgaan: bouwen we windschermen, windmolens of beide?

Het begint in ieder geval met de acceptatie dat de wind er is.

Dat de wind niet altijd uit dezelfde hoek waait en dat wij als wij zeilen hebben de wind kunnen benutten om vooruit te komen, ook als de wind niet direct in onze rug waait.

De veranderingen die op een organisatie in werken zijn legio: de vraag verandert in aard en volume, de kaders waarbinnen wordt gewerkt veranderen, bijvoorbeeld de wetgeving, publieke opinie of markt specifieke referentiemodellen, het aanbod verandert, bijvoorbeeld door nieuwe technieken, de motivatie van medewerkers en partners veranderen en ga zo maar door.

Al deze veranderingen vragen dat uw organisatie flexibel is, dat u nieuwe processen op kan starten, processen kan afstoten of de knip in een waardeketen kan verleggen. Uw organisatie moet organisch meebewegen met haar omgeving. 

Onderdeel van een eco systeem met nieuwe uitlopers aan de ene kant en afstervende takken elders.

De ontwikkelingen op informatie technologie, die een belangrijke rol hebben gespeeld om deze versnelling van veranderingen mogelijk te maken, bieden ook de mogelijkheid om inzicht op te bouwen en te onderhouden hoe u met de veranderingen om kunt gaan.

Het “Adaptive Governance Framework” van “The Spark Idea Factory” kan uw organisatie voorzien van een kompas om koers te zetten en te houden naar waar u het succes verwacht:

  • Niet alleen om in control te komen maar ook om in control te blijven.
  • Niet alleen om uw team gemotiveerd te krijgen en ze actief betrokken te houden.
  • Niet alleen een strategie nu, maar een levende strategie.
  • Een fijne organisatie met blije mensen.
  • Een organische organisatie. 

Continue regie zodat de goede dingen, goed worden gedaan.

Adaptive Governance framework 

Een wandeling door open deuren

Waarom, Wat en Hoe

In de veranderende wereld is de motivatie waarom wij als organisatie iets doen enorm belangrijk. Authenticiteit is de sleutel voor loyaliteit. Loyaliteit van  afnemers en van medewerkers en partners. De daden van de organisatie moeten reflecties van de motivatie zijn.

Of we de goede dingen doen is alleen te toetsen aan de mate waarin de ambitie wordt waargemaakt en of we ze juist doen bepalen we door te reflecteren of we met de kennis van nu dezelfde aanpak zouden volgen.

Waarom

Wij zien dat organisaties om te overleven sneller moeten kunnen inspelen op veranderingen en dat de oude besturingsmodellen niet voldoende inspelen op die behoefte. Wij zien dat op deelgebieden prima alternatieven worden ontwikkeld, zoals competentie management, maar dat deze niet samen worden gebracht in één voldoende flexibel model.

Onze ambitie is effectieve organisaties te realiseren en wij zijn er van overtuigd dat wij, als netwerk organisatie met behulp van het Adaptive Governance Framework [AGF] in staat zijn andere organisatie te helpen dit ook waar te maken. Niet in een big bang maar stap voor stap.

Wat doet het Adaptive Governance Framework

Het Adaptive Governance Framework is ontstaan door de good practices op verschillende vakgebieden met elkaar te verbinden en te bepalen hoe zij elkaar verder kunnen versterken. 

Daarbij volgen wij dezelfde flexibiliteit die onze netwerkorganisatie kenmerkt: geen dogma’s maar richtlijnen; ruimte voor alle individuen maar geen vrijblijvendheid; transparant tot op het niveau dat nodig en verantwoord is op dat moment. Verdiepen loont vaak maar niet altijd vanaf het begin.

Het AGF geeft ons een raamwerk om acute problemen op te lossen, daarbij een stukje van de organisatie in kaart te brengen en in kaart te brengen waar het volgende knelpunt zich bevindt. 

Het stelt ons in staat van quick wins en knelpunten de organisaties binnen het vigerende budget structureel te verbeteren. Verbeteren door een blijvend inzicht in het functioneren van de organisatie binnen haar eco systeem; door het versterken van de relatie tussen operatie en strategie, strategie en ambitie en niet in de laatste plaatst tussen medewerkers en partners en hun operationele doelen. 

Hoe doet het Adaptive Governance Framework dat

Stap bij stap. Het AGF is geen wondermiddel waarmee een bestaande organisatie in een paar weken klaar is voor de toekomst. Het AGF is, zoals de naam al aangeeft, een raamwerk. 

Een raamwerk waarmee de samenhang wordt bewaakt van de acties die vanuit verschillende disciplines worden uitgevoerd om de randvoorwaarden voor succes neer te leggen. Een raamwerk waarmee knelpunten kunnen worden geïdentificeerd die als ze worden opgelost het budget genereren om de verandering te kunnen financieren.
In dit boek wordt dit verder toegelicht.

Het AGF voorziet in essentie in “Organisation Life Cycle Management” en geeft in elke fase van het bestaan van de organisatie een handreiking met betrekking tot het waarom, hoe en wat.

De fasering die wordt aangehouden wordt iteratief doorlopen en brengt afhankelijk van de volwassenheid van de organisatie op het moment van doorlopen nieuwe inzichten mee en ondersteunt het voorkomen van fouten van derden door de inzet van good practices.

De onderkende fasen zijn:

  • Ambitie;
  • Strategie tot Operatie;
  • Marsroute;
  • Adaptieve Service Catalogus;
  • Samenwerken;
  • Adaptieve Contracten;
  • De dingen juist doen;
  • De juiste dingen doen

Gedigitaliseerde ondersteuning

Het Adaptive Governance Framework is volledig ondersteund door Informatie Systemen, templates, procesbeschrijvingen en dergelijke die onafhankelijk van elkaar of in samenhang kunnen worden gebruikt. 

Net als het AGF zelf wordt ook met de IT ondersteuning ingespeeld op de verschillende niveaus van volwassenheid en kan de IT ondersteuning worden opgeschaald gedurende het proces van optimalisatie.

Positie van Adaptive Governance Framework
in de organisatie

Inleiding

Het AGF kan uitgroeien tot het hart van het systeem waarbinnen u acteert maar daar begint het in veel gevallen niet.
In het volgende hoofdstuk wordt de fasering binnen AGF toegelicht en zult u zien dat onafhankelijk van waar het AGF in uw organisatie wordt ingezet wij verwachten dat u uiteindelijk alle voordelen die het model u biedt wilt benutten en het AGF een centrale plaats geeft in uw organisatie.

Het hart en bloedvaten

Het hart van uw organisatie is de passie, de ambitie die uw organisaties drijft. 
Het is deze ambitie die moet worden vastlegt. Vervolgens volgt een vertaling van deze ambitie in een (levende) strategie die met behulp van een “break down” wordt geconcretiseerd tot doelen, subdoelen, sub sub doelen tot het niveau van activiteiten is bereikt.
Met de uitvoering en evaluatie van deze activiteiten wordt stapsgewijs de ambitie gerealiseerd en de strategie zo nodig aangepast. 

Meting volwassenheid

De mate van inzicht in het functioneren van uw organisatie en uw partners is bepalend voor het soort knelpunten waar u mee kan worden geconfronteerd en de good practices die AGF kan aandragen om knelpunten weg te nemen.
Met behulp van een “meting volwassenheid” wordt bepaald op welk iteratie niveau u met het AGF begint.

Groeipad

“Het” groeipad bestaat niet.  

Het groeien kan lopen of

  • door toegenomen inzicht volgens de stappen “ik doe”, “ik weet en meet wat ik doe”, “ik speel in op de klantbehoefte” tot “ik ben geïntegreerd in de keten” of
  • door meer aspecten mee te nemen zoals de aanvullende aspecten komen aan de orde zoals HR, IT, financiën of risicomanagement of
  • door een groter deel van de organisaties mee te nemen in het proces.